Wie Sie sich auf die Einhaltung der EUDR vorbereiten
Hilfreiche Vorschläge für eine erfolgreiche Compliance
Die EU-Verordnung zur Vermeidung der Entwaldung (EUDR) schreibt vor, dass eine bestimmte Gruppe von Rohstoffen und deren Derivate, nämlich Ölpalmen, Soja, Holz, Kaffee, Kakao und Rinder, nicht auf den europäischen Markt gebracht werden dürfen, wenn ein nicht zu vernachlässigendes Risiko besteht, dass ihre Produktion Entwaldung oder Waldschädigung verursacht hat oder mit illegalen Praktiken verbunden ist. Es liegt in der Verantwortung der Unternehmen, eine Erklärung zur Sorgfaltspflicht vorzulegen, die bestätigt, dass das Risiko der Nichteinhaltung vernachlässigbar ist.
Da die Durchsetzung der Gesetzgebung immer näher rückt, haben die Unternehmen inzwischen damit begonnen, sich so gut wie möglich darauf vorzubereiten. Die Vorbereitung auf die EUDR erfordert jedoch einen umfassenden Ansatz, der sicherstellt, dass alle verschiedenen Aspekte des Unternehmens auf die neuen gesetzlichen Anforderungen abgestimmt sind, von der Beschaffung bis zum Vertrieb. Im Folgenden erläutern wir die wesentlichen Schritte, die vor der Einhaltung der EUDR unternommen werden müssen.
Beauftragen Sie einen dedizierten Compliance Officer
Der erste Schritt besteht darin, in Ihrem Unternehmen eine Person zu ernennen, die den gesamten Prozess der Einhaltung der EUDR beaufsichtigt. Dies ist eine obligatorische Anforderung gemäß Artikel 11 (Absatz 2a). Die ernannte Person sollte über ein umfassendes Verständnis der Abläufe im Unternehmen in Bezug auf die Lieferkette verfügen und die Autorität haben, die notwendigen Änderungen in der gesamten Organisation voranzutreiben. Es wäre auch von Vorteil, wenn die verantwortliche Person über die Kompetenz verfügt, eine enge Beziehung zu den Ansprechpartnern bei den Lieferanten aufzubauen, um eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu fördern.
Die Einsetzung eines Compliance-Beauftragten würde auch eine interne Führungskraft für den EUDR-Compliance-Prozess definieren, die allen anderen beteiligten Ressourcen sowie den externen Parteien, die zur Erreichung der Compliance-Ziele beitragen, Klarheit und Orientierung gibt. Diese Rolle ist daher von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Prozess gut koordiniert und effizient ist und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.
Das bedeutet auch, dass die neue Rolle vorzugsweise von jemandem übernommen werden sollte, der bereits Erfahrungen im Unternehmen gesammelt hat. Eine mögliche Alternative wäre die Beauftragung eines externen Fachmanns oder Dienstleisters , der die EU-Verordnung zum Verzicht auf Entwaldung genau kennt und die richtigen Fragen zu den Geschäftsabläufen und der Struktur der Lieferkette stellen kann, um den Compliance-Prozess effektiv voranzutreiben.
Definieren Sie den Produktumfang
Der zweite Schritt besteht darin, zu verstehen, mit welchen Produkten das Unternehmen handelt, die unter den Einfluss der EUDR fallen. Sie können damit beginnen, die Gesetzgebung zu überprüfen und herauszufinden, welche der Produkte Ihres Unternehmens unter Anhang I der EUDR fallen. In diesem Anhang sind die spezifischen HS-Codes aller Rohstoffe und Produkte aufgeführt, die der Verordnung unterliegen, wie z.B. Rinder, Kakao, Kaffee, Palmöl, Soja und Holz sowie deren Derivate.
Es ist wichtig, einen umfassenden Überblick zu haben. Sie sollten mit Ihrem Produktkatalog beginnen, dann aber tiefer in die einzelnen Komponenten und Materialien eindringen, aus denen Ihre Produkte bestehen. Ein guter Vorschlag wäre, die internen Produktverantwortlichen und -teams einzubeziehen, um den gesamten Produktlebenszyklus darzustellen und sicherzustellen, dass kein Teil Ihrer Lieferkette übersehen wird. Diese gründliche Analyse wird Ihnen dabei helfen, genau zu ermitteln, wo und wie Ihre Produkte mit der Verordnung in Berührung kommen.
So kann das Endprodukt beispielsweise aus Chargen von Rohstoffen mit unterschiedlichen Zusammensetzungen und Eigenschaften bestehen, um ein wettbewerbsfähigeres Produkt anzubieten und gleichzeitig ein bestimmtes Qualitätsniveau beizubehalten. Diese Fälle erfordern zusätzliche Aufmerksamkeit, da die EUDR eine gründliche Due-Diligence-Prüfung für alle Bestandteile erwartet, unabhängig von deren Menge.
Bestimmen Sie Ihren Marktteilnehmertyp
Der nächste Schritt besteht darin, zu beurteilen, ob Ihr Unternehmen unter die Definition von „Marktteilnehmer“, „Händler“ oder beidem fällt. Marktteilnehmer sind definiert als Importeure oder Exporteure von relevanten Waren und Produkten, die zum ersten Mal in den bzw. aus dem europäischen Markt eingeführt werden. Unternehmen, die die betreffenden Waren und Erzeugnisse von einem HS-Code in einen anderen HS-Code umwandeln und zum ersten Mal auf den europäischen Markt bringen, gelten ebenfalls als Marktteilnehmer.
Händler sind stattdessen Händler und Vertreiber, die die betreffenden Waren oder Produkte nicht importieren, exportieren oder umwandeln, sondern lediglich Produkte für den Vertrieb, den Verbrauch oder die Verwendung auf dem europäischen Markt bereitstellen.
Diese Unterscheidung ist von entscheidender Bedeutung, denn sie bestimmt die spezifischen Verpflichtungen, die Ihr Unternehmen im Rahmen der EUDR erfüllen muss. Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, tragen in der Regel den größten Teil der Verantwortung, einschließlich der Gewährleistung, dass die Produkte frei von Abholzung und legal sind. Insbesondere müssen sie den zuständigen Behörden eine Sorgfaltserklärung vorlegen, die auf einer Sorgfaltspflichtregelung basiert, die aus drei Schritten besteht: Informationsbeschaffung, Risikobewertung und Risikominderung.
Auf der anderen Seite können KMU-Händler von weniger strengen Verpflichtungen profitieren, die sich in erster Linie auf das Führen und Bereitstellen von Unterlagen zusammen mit den Referenznummern der entsprechenden Sorgfaltserklärungen konzentrieren.
Um die Unterscheidung zwischen Marktteilnehmern und Händlern und deren Verpflichtungen genauer zu verstehen, können Sie den folgenden Artikel besuchen.
Haben Sie noch Fragen?
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Ihre Zulieferer an Bord
In Europa ansässige Unternehmen sind im Allgemeinen besser über die neue Verordnung informiert, da sie näher an den Regulierungsbehörden sitzen und einen besseren Zugang zu Unterstützungsnetzwerken haben. Dies ermöglicht ihnen eine klarere Auslegung und unmittelbarere Aktualisierungen der regulatorischen Anforderungen im Vergleich zu Lieferanten in Nicht-EU-Ländern, die aufgrund der geografischen Entfernung, Sprachbarrieren und eines weniger direkten Zugangs zu regulatorischen Informationen und Unterstützung vor Herausforderungen stehen können.
In diesem Zusammenhang ist eine effektive Kommunikation mit Ihren Lieferanten entscheidend für die reibungslose Einhaltung der EUDR. Sie können umfassendes EUDR-bezogenes Material oder Rundmails vorbereiten, um die neuen Anforderungen zu erläutern und zu erklären, was von ihnen erwartet wird. In diesen Mitteilungen sollten die Ziele der Verordnung, die spezifischen Daten und Unterlagen, die von den Lieferanten benötigt werden, sowie alle Änderungen der Prozesse oder Erwartungen dargelegt werden.
Sie sollten auch klären, wie sich diese Verordnung auf Ihr Unternehmen auswirkt, und im Voraus offen über das derzeitige Abholzungsrisiko sprechen, da es den Erfolg des Unternehmens bei der Einhaltung der Vorschriften gefährdet, sowie über mögliche Maßnahmen zur Risikominderung, die Sie ergreifen können, um letztendlich die Sicherheit zu erhöhen, die EUDR-Audits zu bestehen.
Bedenken Sie, dass Change Management Zeit und Mühe erfordert. Die frühzeitige Einbindung der Lieferanten und die Bereitstellung klarer Leitlinien helfen beim Aufbau einer kooperativen Beziehung und stellen sicher, dass sie ihre Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften und die Bedeutung der Bereitstellung genauer und rechtzeitiger Informationen verstehen.
In der folgenden Schaltfläche finden Sie eine ausführliche Erläuterung von EUDR aus der Sicht der Anbieter, die Sie zur Gestaltung Ihrer Nachricht verwenden können.
Implementieren Sie ein Sorgfaltspflichtsystem
Die Einrichtung einer Sorgfaltspflichtregelung ist eine ausdrückliche Forderung der EUDR. Diese Verordnung verlangt auch, dass Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, in der Lage sein müssen, nachzuweisen, wie sie die gesammelten Daten überprüft haben und wie sie die Höhe des Risikos bestimmt haben.
Je nach Ihrer Situation müssen Sie die EUDR-Anforderungen in Ihr bestehendes oder geplantes Sorgfaltspflichtsystem integrieren, oder Sie müssen eine völlig neue Lösung finden. In jedem Fall können Sie damit beginnen, Anbieter von Lösungen zur Einhaltung der EUDR zu recherchieren und dann verschiedene Ressourcen wie Mundpropaganda, Online-Recherche und soziale Medien nutzen, um eine Liste potenzieller Anbieter zusammenzustellen. Generell sollten Sie nach Lösungen suchen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, nicht nur in den aktuellen Due-Diligence-Prozess. Nur wenn Sie sich über Ihre Bedürfnisse im Klaren sind, können Sie herausfinden, ob ein Anbieter diese erfüllen kann, und schließlich den am besten geeigneten auswählen.
Je nach Größe und Komplexität Ihres Unternehmens können Sie sich entscheiden, einen Request for Information (RFI) Prozess zu starten und mehrere Gesprächsrunden mit Anbietern durchzuführen, um deren Fähigkeiten und Eignung zu beurteilen. Das gewählte System sollte die notwendigen Funktionen bieten, wie z.B. Rückverfolgbarkeit, Risikobewertung und Berichtswerkzeuge, und es Ihnen ermöglichen, Lieferanten gründlich zu prüfen, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und umfassende Aufzeichnungen zu führen.
Implementierung und fortlaufende Überwachung
Sobald Sie ein Sorgfaltspflichtsystem ausgewählt haben, arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen , um es in Ihrer gesamten Lieferkette zu implementieren. Dieser Schritt kann variieren, je nachdem, ob der Anbieter nur die Software liefert oder ein komplettes Servicepaket anbietet. Einige Anbieter würden Ihnen die Verantwortung für die Bereitstellung der EUDR-Compliance-Lösung für Ihre Lieferketten übertragen.
Andere Anbieter verfolgen einen anderen Ansatz. Global Traceability Solutions unterstützt Sie zum Beispiel während des gesamten Implementierungs- und Onboarding-Prozesses, indem wir uns selbstständig mit Ihren Lieferanten in Verbindung setzen und ihnen die nötige Hilfestellung geben. So können Sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, z. B. auf die Überwachung der Implementierung, die Einhaltung von Vorschriften und die Verfeinerung Ihrer Gesamtstrategie, um die Einhaltung von Branchenstandards zu gewährleisten.
Es ist unbedingt erforderlich, einen klaren Ansprechpartner zwischen Ihrem Unternehmen und dem Anbieter zu bestimmen, um die Kommunikation zu erleichtern und alle Probleme umgehend zu lösen. Kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Audits sind unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften aufrechtzuerhalten und sich an etwaige Änderungen der Vorschriften oder der Dynamik Ihrer Lieferkette anzupassen. Die regelmäßige Überprüfung Ihrer Prozesse und Systeme ist nicht nur Teil der EUDR-Verpflichtungen, sondern hilft auch dabei, potenzielle Compliance-Risiken zu erkennen und zu mindern.
Zusätzlicher Tipp
Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen, kann Ihr Unternehmen die Komplexität der EUDR überwinden und zu den weltweiten Bemühungen zur Bekämpfung der Entwaldung beitragen. Einer der Aspekte, der Anlass zur Sorge gibt, ist jedoch die derzeitige Unklarheit der Verordnung. Unternehmen, die bei der Umsetzung erfolgreich sein wollen, müssen darauf vorbereitet sein, schnell zu reagieren und ihre Abläufe anzupassen, während sie gleichzeitig auf interne Widerstände gegen Veränderungen reagieren müssen.
„…Anpassungsfähigkeit ist für jede Form von Erfolg unerlässlich.“ – Forbes
Mit anderen Worten: Damit Unternehmen florieren können, müssen sie sich anpassen. Dieses Konzept wird in einem Artikel von Forbes gut erklärt, in dem betont wird, dass Anpassungsfähigkeit die Eigenschaft ist, die es Unternehmen ermöglicht, im Laufe der Zeit erfolgreich zu sein. Aber was ist Anpassungsfähigkeit? Anpassungsfähigkeit ist eine Mischung aus Flexibilität und Vielseitigkeitwobei Ersteres aus der Bereitschaft zur Anpassung und Letzteres aus der Fähigkeit zur Anpassung besteht.
Wenn Sie eine flexible Denkweise beibehalten und Ihre Compliance-Strategie klug und flexibel gestalten, werden Sie letztendlich in der Lage sein, Unsicherheiten und die unklare regulatorische Landschaft zu meistern.
