EUTR Compliance selbst managen? Das geht. Mit den richtigen Tools sogar einfach.

Manche Unternehmen versuchen, Ihre EUTR Compliance selbst zu organisieren. Und im Prinzip ist die Erfüllung der European Timber Regulation sogar auf Papier machbar. Viel sinnvoller ist es aber, die dabei nötigen Prozesse digital und automatisiert zu betreiben

Im Prinzip braucht man nicht viel, um der EU-Holzhandelsverordnung zu entsprechen. Denn sie fordert, wenn man es oberflächlich betrachtet, ja „nur“:

1. Dass man Informationen zur Holzart (Spezies), zum Ursprungsland und zur in den Handel gebrachten Menge sammelt. Diese finden sich meist schon auf den Rechnungen. Könnte man meinen … 
2. Eine Einschätzung darüber, ob gültige Rechtsvorschriften bei der Abholzung wirklich eingehalten wurden. Auch sie wird von der EUTR-Verordnung gefordert. Ebenso eine Einschätzung darüber, wie verlässlich die Vorschriften in den Herkunftsländern oder von den Partnern vor Ort wirklich eingehalten werden. Hier wird es ein wenig komplexer? Stimmt!
3. Einen Plan dafür, wie man reagiert, wenn man Hinweise darauf hat, dass es in der eigenen Lieferkette nicht zu vernachlässigende Risiken gibt. Das ist – auf den ersten Blick – fast ein Selbstläufer. Oder?

Wenn man so darauf blickt, könnte man sagen: Wo ist das „Problem“ bei der Einhaltung der EUTR? Warum meinen viele Unternehmen, dass sie die Komplexität der EU-Holzhandelsverordnung nicht einfach selbst managen können? Lassen Sie uns dafür eine praktische Erfahrung eines unserer Kunden heranziehen …

Einmal EUTR-geprüft – und trotzdem nicht sicher?

Konkret geht es dabei um ein Unternehmen, das schon seit der Einführung im Jahr 2013 die EUTR Compliance in die eigene Hand genommen hat. Die Besonderheit: Es gab sogar eine frühe Betriebsprüfung. Und die Behörden haben damals alles für OK befunden.

Für unseren (damals noch nicht) Kunden war die Welt also in Ordnung. Man konnte beruhigt genau so weitermachen, wie bisher. Dachten die Verantwortlichen zumindest. Denn 2021 wurde das Unternehmen noch einmal EUTR geprüft. Und bei dieser Prüfung stellte sich dann heraus, dass doch sehr viel verkehrt gemacht wurde. Empfindliche Strafen (bis zu 50.000 Euro pro Produkt) standen plötzlich im Raum.

„Das hat uns kalt erwischt. Denn natürlich wollen wir compliant sein, wir haben auch eine Menge dafür getan. Aber unser Kerngeschäft ist das Forstrecht nicht. Wir möchten uns am liebsten auf den Kontakt mit unseren Kunden konzentrieren und für den Rest holen wir uns jetzt bei GTS-Hilfe.“

So hat es ein Verantwortlicher des Unternehmens uns gegenüber formuliert. Zu Recht, wie wir finden. Aber um das zu verstehen, schauen wir uns am besten noch einmal an, worin die Komplexität der EUTR Compliance im Detail liegt … und wo die Risikoquellen einer missglückten Prüfung zu finden sind.

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RISIKO 1: Sie brauchen nicht nur irgendwelche Dokumente für die jeweiligen Holzarten und Mengen. Sie brauchen die richtigen.

Dafür reicht doch eigentlich eine Rechnung? Ja und nein. Denn die EUTR Anforderungen in dieser Hinsicht unterscheiden zum Beispiel, ob Sie ein Binnengeschäft oder ein internationales Geschäft tätigen. Außerdem brauchen Sie nicht nur eine Rechnung, also ein kommerzielles Transaktionselement. Sie benötigen auch ein physisches Transaktionselement über den Transport. Plus den Nachweis über die ordnungsgemäße Registrierung der Lieferketten Teilnehmer in ihrem Land .

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RISIKO 2: Sie müssen wissen, welche Vorgaben wo gelten.

Eigentlich braucht man zur Erfüllung der EU-Holzhandelsverordnung nur eine Einschlaggenehmigung oder einen Management Plan? Im Prinzip stimmt das. Aber im Detail nicht. Denn in manchen Ländern zum Beispiel gibt es solche Einschlaggenehmigung gar nicht. Das kann daran liegen , dass Wälder dort beispielsweise Staatswälder sind und anders geregelt werden. Wie ist das in China? In Vietnam oder in Indien? Sie sehen schon: hier wird es komplex und schwierig. Sogar, wenn man weiß, nach welchen Genehmigungen man suchen soll.

Weiß man es aber nicht so genau weil man kein Experte auf diesem Gebiet ist, wird es fast unmöglich, die richtigen Dokumente zu identifizieren. Ganz zu schweigen von etwaigen Sprachbarrieren bei der Validierung der Dokumente …

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RISIKO 3: Sie müssen up to date sein

Leider wird es noch komplexer. Denn man muss für die EUTR Compliance nicht nur die Gesetzgebung und die nötigen Dokumente in den verschiedensten Ländern kennen. Sondern man muss auch wissen, wann sich etwas ändert. Passt zum Beispiel China oder ein anderes Holzherkunftsland die nationalen Bestimmungen an, müssen Sie praktisch sofort darauf reagieren. Das ist bei einem Land (wenn man die fachlichen und juristischen Kompetenzen dafür hat) vielleicht noch leistbar. Bei zwei oder drei auch. Aber bei zig Herkunftsländern für den nicht Fachmann eher nicht.

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RISIKO 4: Sie müssen Dokumente verifizieren

Auch das ist kein trivialer Prozess und es kann viel Zeit und Wissen in Anspruch nehmen. Dennoch schützt Sie hier Unwissenheit nicht vor Strafen. Denn Sie stehen in der Pflicht, Dokumente tatsächlich zu prüfen.

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RISIKO 5: Sie müssen Risiken richtig einschätzen und wenn nötig handeln

Das ist der Komplexeste aller Schritte. Denn wie sollen Sie zum Beispiel von Deutschland aus überprüfen, wie vertrauensvoll oder verlässlich die Informationen aus der Lieferkette – und diese kann durchaus über 4 bis 5 Stufen gehen - sind? Und was sind die richtigen Maßnahmen, wenn Sie feststellen, dass etwas Risiko behaftet ist?

Machen Sie Ihre Steuererklärung selbst? Warum sollten Sie es also bei der EUTR Compliance tun?

In Steuerangelegenheitenmacht Ihnen doch sicher eine eigene Abteilung im Unternehmen oder ein Steuerberatungsunternehmen das Leben leichter. So kann es auch in Sachen EUTR Verordnung sein. Denn das, was Sie dafür brauchen, ist eigentlich nur das richtige Werkzeug. Und das ist eines, das den gesamten Prozess automatisiert und professionalisiert. Dann haben Sie alle Fäden in der Hand und sind in jedem Fall sicher vor bösen Überraschungen bei Prüfungen.

Drei Fragen – und alles ist geregelt. Kann es wirklich so simpel sein?

Stellen Sie sich vor, dass Sie zu jedem Ihrer Produkte nur drei Fragen beantworten müssen. Nämlich diese hier:

  • Welche Holz Spezies werden in meinem Produkt verwendet?
  • Aus welchem Herkunftsland kommt sie?
  • Welche Funktion hat ein Unternehmen in der Lieferkette?

Wenn Sie diese Fragen in Radix Tree – unserem Tool für EUTR Compliance – beantworten, haben Sie die Grundlage für Ihre Due Diligence schon so gut wie gelegt. Denn Radix Tree automatisiert nun die Identifizierung der richtigen Dokumente für das Produkt, welches einer Risikobewertung unterzogen werden muss.. RADIX Tree integriert das nötige Know How mit der technischen Durchführung , einer automatisierten Risikobewertung. Kurz gesagt: RADIX Tree ist die sichere, effiziente und kostengünstige Lösung, mit der Sie Ihre EUTR Compliance Anforderungen sicher erfüllen. Genau wie es der oben genannte Kunde inzwischen macht …

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